Prosedur pelaporan informasi yang terkait dan tepat waktu harus ditetapkan untuk menjamin bahwa Sistem Manajemen Kemanan dipantau dan kinerjanya ditingkatkan.
Prosedur pelaporan internal perlu ditetapkan untuk menangani :
- Pelaporan identifikasi faktor korelatif sumber ancaman dan gangguan;
- Pelaporan terjadinya kejadian berpotensi menimbulkan gangguan;
- Pelaporan ketidaksesuaian, apabila telah terjadi gangguan yang menyebabkan kerugian;
- Pelaporan kinerja keamanan tempat kerja.
Prosedur pelaporan eksternal perlu ditetapkan untuk menangani :
- Pelaporan yang dipersyaratkan peraturan perundangan;
- Pelaporan kepada pemegang saham, pemerintah dan masyarakat (khusus perusahaan publik).
Semua hasil temuan dari pelaksanaan pemantauan, audit dan tinjauan ulang Sistem Manajemen Pengamanan harus didokumentasikan dan digunakan untuk identifikasi tindakan perbaikan dan pencegahan serta pihak manajemen menjamin pelaksanaannya secara sistematik dan efektif.
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur penanganan terkait dengan kondisi yang tidak sesuai dan mengambil tindakan perbaikan dan pencegahannya. Prosedur harus menentukan persyaratan-persyaratan mencakup :
- Identifikasi dan memperbaiki ketidaksesuaian dan melakukan tindakan untuk menurunkan konsekuensi yang terjadi;
- Penyelidikan ketidaksesuaian, menentukan penyebab dan mengambil tindakan untuk menghindari pengulangan kondisi yang sama;
- Evaluasi kebutuhan untuk mengambil tindakan untuk mencegah timbulnya ketidaksesuaian, dan menerapkannya dalam rangka menghindari kondisi yang sama;
- Penyimpanan dan pengkomunikasian hasil-hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan;
- Peninjauan ulang efektivitas tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan;
Prosedur tersebut harus mempersyaratkan bahwa usulan seluruh tindakan perbaikan dan pencegahan harus ditinjau ulang melalui proses penilaian risiko sebelum diterapkan.
Organisasi harus memastikan bahwa setiap kebutuhan perubahan yang disebabkan tindakan perbaikan dan pencegahan adalah dibuat untuk dokumentasi sistem manajemen pengamanan. Isi Laporan : penanganan kejadian kepada Polres setempat.
