Bang Sisman

Setelah dijelaskan tentang elemen-elemen pada sistem manajemen pengamanan, Berikut Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam sistem manajemen pengamanan :

Organisasi harus terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen pengamanan melalui pemakaian kebijakan keamanan, tujuan keamanan, hasil audit, analisis data, tindakan koreksi dan pencegahan, dan tinjauan manajemen.

Pimpinan organisasi harus melaksanakan tinjauan ulang Sistem Manajemen Pengamanan secara berkala untuk menjamin  kesesuaian dan keefektifan yang berkesinambungan dalam pencapaian  kebijakan dan tujuan keamanan.

Ruang lingkup tinjauan ulang Sistem Manajemen Pengamanan harus dapat mengatasi implikasi ancaman dan gangguan terhadap seluruh kegiatan bisnis, produk barang dan atau jasa termasuk dampaknya terhadap kinerja perusahaan.

Tinjauan ulang Sistem Manajemen Pengamanan harus meliputi :

1. Evaluasi terhadap penerapan kebijakan Pengamanan;
2. Tujuan, sasaran, dan kinerja manajemen pengamanan;
3. Hasil temuan audit Sistem Manajemen Pengamanan;
4. Evaluasi efektivitas penerapan Sistem Manajemen Pengamanan dan kebutuhan untuk mengubah Sistem Manajemen Pengamanan  sesuai dengan :

a)      Perubahan peraturan perundangan;

b)      Tuntutan dari pihak yang terkait dan pasar;

c)       Perubahan produk dan kegiatan perusahaan;

d)      Perubahan struktur organisasi perusahaan;

e)      Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi;

f)       Pengalaman yang didapat dari insiden gangguan yang terjadi;

g)      Pelaporan;

h)      Umpan balik dari pihak terkait termasuk masyarakat sekitar.

Masukan Tinjauan Manajemen :

1. statistik kecelakaan;
2. hasil internal dan eksternal audit;
3. tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya;
4. laporan kehilangan;
5. laporan identifikasi ancaman, identifikasi risiko dan pengendaliannya.

Tinjauan dilaksanakan bersama top manajemen dalam periode waktu tertentu, tinjauan manajemen harus fokus kepada keseluruhan kinerja SMP dan bukan sesuatu yang spesifik terinci.

Tipe-tipe keluaran :

1. Risalah rapat;
2. Revisi dari tujuan, sasaran dan kebijakan keamanan;
3. Rincian rencana perbaikan dari manajer dengan batas waktu penyelesaian.

Audit Sistem Manajemen Pengamanan harus dilakukan secara berkala untuk mengetahui keefektifan penerapan Sistem Manajemen Pengamanan. Audit harus dilaksanakan secara sistematik dan independen oleh personel yang memiliki kompetensi kerja dengan menggunakan metodologi yang sudah ditetapkan. Frekuensi audit harus ditentukan berdasarkan tinjauan ulang hasil audit sebelumnya dan bukti sumber ancaman dan gangguan yang didapatkan di tempat kerja.   Hasil audit harus digunakan oleh pengurus/ pananggung jawab atau pengusaha dalam proses tinjauan ulang manajemen.

Auditor :

Satu atau lebih auditor dapat ditunjuk sebagai  auditor SMP. Tim dapat melakukan pendekatan besarnya keterlibatan dan pengembangan kerja sama. Pendekatan tim juga berdasarkan besar lingkup dan kekhususan kemampuan untuk diberdayakan.

Auditor harus mengerti tugas dan berkompeten untuk melaksanakan. Diperlukan pengalaman dan pengetahuan dengan standar dan sistem yang relevan untuk mengevaluasi kinerja dan identifikasi penyimpangan. Auditor harus familiar dengan persyaratan terhadap  peraturan yang relevan. Sebagai tambahan auditor harus memiliki kepedulian  dan akses kepada standar dan petunjuk yang berhubungan terhadap pekerjaan.

Tipe-tipe masukan :

a)      pernyataan kebijakan keamanan;

b)      sasaran keamanan;

c)       prosedur keamanan dan instruksi kerja;

d)      identifikasi ancaman, manajemen risiko dan hasil pengendalian risiko;

e)      peraturan dan petunjuk pelaksanaan (jika ada);

f)       laporan ketidaksesuaian;

g)      prosedur SMP;

h)      auditor internal/eksternal yang kompeten dan independen;

i)        prosedur ketidaksesuaian.

Untuk hasil audit tergantung kasus, isi dari elemen audit terdiri dari :

a)      tujuan dan sasaran SMP audit;

b)      keterangan dari rencana audit SMP, identifikasi dari anggota tim audit dan perwakilan audit, tanggal audit dan identifikasi area audit;

c)       identifikasi dokumen referensi yang digunakan untuk pelaksanaan audit SMP;

d)      uraian ketidaksesuaian;

e)      auditor menilai tingkatan kesesuaian dari SMP;

f)       kemampuan dari SMP untuk mencapai pernyataan objektif SMP;

g)      distribusi hasil audit SMP

Organisasi harus menetapkan, menghimpun dan menganalisis data sesuai untuk memperagakan kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen keamanan dan untuk menilai dimana perbaikan berkelanjutan sistem manajemen keamanan dapat dilakukan.   Ini harus mencakup data yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran dan dari sumber relevan lain. Analisa data harus memberikan informasi yang berkaitan dengan :

1. Kondisi keamanan;
2. Potensi ancaman.

Organisasi harus melakukan pencatatan data dan informasi untuk menunjukkan kesesuaian penerapan Sistem Manajemen Pengamanan dan harus mencakup :

1. Persyaratan eksternal/peraturan perundangan dan  internal/indikator kinerja pengamanan;
2. Izin operasional sekuriti profesional;
3. Izin kerja bagi pekerja asing (tambahan guidelines untuk detail pekerja asing);
4. Risiko dan sumber gangguan yang meliputi keadaan mesin-mesin, pesawat-pesawat, alat kerja, serta peralatan lainnya, bahan-bahan dan sebagainya, lingkungan kerja, sifat pekerjaan,  cara kerja, dan proses produksi;
5. Kegiatan pelatihan aspek pengamanan;
6. Kegiatan inspeksi, kalibrasi, dan pemeliharaan alat pengamanan;
7. Rincian gangguan, keluhan dan tindak lanjut;
8. Informasi mengenai pemasok dan kontraktor;
9. Audit dan peninjauan ulang Sistem Manajemen Pengamanan;

Pengolahan data statistik.

Prosedur pelaporan informasi yang terkait dan tepat waktu harus ditetapkan untuk menjamin bahwa Sistem Manajemen Kemanan dipantau dan kinerjanya ditingkatkan.

Prosedur pelaporan internal perlu ditetapkan untuk menangani :

1. Pelaporan identifikasi faktor korelatif sumber ancaman dan gangguan;
2. Pelaporan terjadinya kejadian berpotensi menimbulkan gangguan;
3. Pelaporan ketidaksesuaian, apabila telah terjadi gangguan yang menyebabkan kerugian;
4. Pelaporan kinerja keamanan tempat kerja.

Prosedur pelaporan eksternal perlu ditetapkan untuk menangani :

1. Pelaporan yang dipersyaratkan peraturan perundangan;
2. Pelaporan kepada pemegang saham, pemerintah dan  masyarakat (khusus perusahaan publik).

Semua hasil temuan dari pelaksanaan pemantauan, audit dan tinjauan ulang Sistem Manajemen Pengamanan harus didokumentasikan dan digunakan untuk identifikasi tindakan perbaikan dan pencegahan serta pihak manajemen menjamin pelaksanaannya secara sistematik dan efektif.

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur penanganan terkait dengan kondisi yang tidak sesuai dan mengambil tindakan perbaikan dan pencegahannya. Prosedur harus menentukan persyaratan-persyaratan mencakup :

1. Identifikasi dan memperbaiki ketidaksesuaian dan melakukan tindakan untuk menurunkan konsekuensi yang terjadi;
2. Penyelidikan ketidaksesuaian, menentukan penyebab dan mengambil tindakan untuk menghindari pengulangan kondisi yang sama;
3. Evaluasi kebutuhan untuk mengambil tindakan untuk mencegah timbulnya ketidaksesuaian, dan menerapkannya dalam  rangka menghindari kondisi yang sama;
4. Penyimpanan dan pengkomunikasian hasil-hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan;
5. Peninjauan ulang efektivitas tindakan perbaikan  dan pencegahan yang telah dilakukan;

Prosedur tersebut harus mempersyaratkan bahwa usulan seluruh tindakan perbaikan dan pencegahan harus ditinjau ulang melalui proses penilaian risiko sebelum diterapkan.

Organisasi harus memastikan bahwa setiap kebutuhan  perubahan yang disebabkan tindakan perbaikan dan pencegahan adalah dibuat untuk dokumentasi sistem manajemen pengamanan. Isi Laporan : penanganan kejadian kepada Polres setempat.

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur pemantauan dan pengukuran yang berkaitan dengan kinerja keamanan.  Prosedur pemantauan harus mencakup hal-hal :

1. Pengukuran kualitatif dan kuantitatif sesuai kebutuhan organisasi;
2. Pemantauan berkala atas pencapaian sasaran kinerja  pengamanan yang telah ditetapkan;
3. Pemantauan atas efektivitas pengendalian pengamanan yang telah ditetapkan;
4. Pengukuran proaktif kinerja organisasi atas pemenuhan terhadap program manajemen, kriteria operasi dan persyaratan peraturan perundangan;
5. Pengukuran terhadap kinerja pemantauan yang dilakukan atas kejadian-kejadian  ancaman pengamanan yang telah terjadi atau yang berpotensi;
6. Penyimpanan data dan hasil-hasil pemantauan dan pengukuran harus dapat digunakan untuk analisa terhadap tindakan koreksi dan pencegahan;

Jika terdapat peralatan yang dipersyaratkan untuk kegiatan pemantauan atau pengukuran, organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengkalibrasi dan memelihara setiap peralatan tersebut.

Catatan dari kegiatan kalibrasi dan pemeliharaan harus dikendalikan. Refererensi : Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)

Organisasi harus merencanakan pengendalian kegiatan-kegiatan operasional, produk barang dan atau jasa yang dapat menimbulkan risiko gangguan keamanan. Hal ini dapat dicapai dengan mendokumentasikan, menerapkan, pengawasan, pemantauan dan evaluasi kebijakan standar keamanan bagi tempat kerja, perancangan tempat kerja dan bahan, infrastruktur fisik/ fasilitas, prosedur dan instruksi kerja.

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur:

1. Pengendalian operasi yang aplikatif untuk kegiatan-kegiatan yang ada, organisasi harus menyatukan pengendalian operasi tersebut kedalam keseluruhan sistem manajemen pengamanan;
2. Pengaruh persyaratan-persyaratan operasi dimana  jika tidak dipenuhi dapat menimbulkan penyimpangan dari kebijakan pengamanan dan sasarannya;
3. Pengendalian terkait identifikasi risiko ancaman dari kegiatan pembelian barang, peralatan dan jasa;
4. Pengendalian terkait identifikasi risiko ancaman dari kontraktor dan pengunjung yang ada di tempat kerja;
5. Prosedur terdokumentasi untuk menangani kondisi operasi yang tidak memenuhi persyaratan yang dapat menimbulkan penyimpangan kebijakan pengamanan dan sasaran;

Pada bagian ini :

Organisasi harus memiliki prosedur untuk menghadapi keadaan darurat atau yang diuji secara berkala untuk mengetahui kehandalan pada saat kejadian yang sebenarnya. Pengujian prosedur secara berkala tersebut dilakukan oleh personel yang memiliki kompetensi dan untuk kegiatan, instalasi atau peralatan yang mempunyai potensi ancaman besar harus dikoordinasikan dengan instansi terkait yang berwenang;

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara suatu prosedur untuk :

1) Mengidentifikasi potensi terjadinya keadaan darurat;

2) Menangani situasi darurat;

3) Petunjuk pelaksanaan tim manajemen krisis.

Organisasi harus merespon situasi darurat dan mencegah atau menurunkan konsekuensi terhadap status keamanan. Dalam perencanaan penanganan keadaan darurat organisasi harus memasukkan tanggung jawab kepada pihak-pihak terkait;

Organisasi harus menguji secara berkala prosedur penanganan keadaan darurat agar tetap terlatih, pihak-pihak terkait selayaknya dilibatkan;

Organisasi harus meninjau ulang secara berkala dan  sesuai kebutuhan, revisi dari prosedur dan perencanaan penanganan keadaan darurat dapat dilakukan setelah pengujian berkalan dan setelah terjadinya keadaan darurat.

Dalam Sistem Manajemen K3 (SMK3), dipersyaratkan juga adanya Prosedur Penanganan Keadaan Darurat dan Mekanisme Pengendaliannya, Perusahaan dapat menggunakan prosedur tersebut untuk melengkapi persyaratan Elemen sembilan ini.

Pada bagian ini organisasi harus menetapkan prosedur pengendalian dokumen yang mengatur :

1. Persetujuan kecukupan dokumen sebelum diterbitkan;
2. Peninjauan, pembaruan dan persetujuan ulang dokumen sesuai kebutuhan;
3. Memastikan bahwa setiap perubahan dan revisi terbaru dokumen telah diidentifikasi;
4. Memastikan bahwa dokumen yang digunakan tersedia dalam  versi relevan sesuai penggunaannya;
5. Memastikan bahwa memiliki status yang teridentifikasi;
6. Memastikan bahwa dokumen-dokumen eksternal yang  dibutuhkan telah ditentukan untuk perencanaan dan operasi dari sistem manajemen pengamanan dan diidentifikasi serta dikendalikan distribusinya;
7. Pencegahan penggunaan dokumen yang usang dan menetapkan identifikasi terhadap dokumen usang  yang disimpan untuk berbagai tujuan.

Organisasi juga harus menetapkan prosedur pengendalian catatan yang mengatur untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, penarikan, masa simpan dan pemusnahan catatan;

Catatan harus jelas pengesahan dan identifikasinya serta mampu telusur. Dokumen yang dipersyaratkan sistem manajemen pengamanan dan standar pengamanan harus dikendalikan.

Bagi perusahaan yang telah mempunyai prosedur pengendalian dokumen dan catatan (terutama yang telah menerapkan ISO 9001, ISO 14001, SMK3, dan sistem manajemen lainnya) dapat menggunakan prosedur pengendalian dokumen yang ada dengan penyesuaian terhadap persyaratan diatas.